מעבר משרד, אם זה מסובך?

במוקדם או במאוחר מגיע זמן שבו חברה צריכה לשנות את המיקום שלה. לכל אחד יש את הסיבות שלו למעבר:

חלקם מתרחבים, אחרים מחפשים תנאי עבודה נוחים יותר ושיפור תדמית, אחרים עוברים למשרד משלהם, אחרים מחפשים אופציה חסכונית יותר בשל קשיים כלכליים.

לאחראי על העברת משרד יש אחריות עצומה. אחרי הכל, יש צורך לא רק להכין תוכנית ברורה ומוכשרת למעבר, אלא גם ליישם אותה ללא פגיעה בתהליך העבודה. במבט ראשון, הבעיה אינה קלה, במיוחד כאשר נאלצת להתמודד איתה בפעם הראשונה, ולקחת את כל האחריות הקשורה למעבר.

אבל אם ניגשים לעניין בפירוט, אז תהליך המעבר יעבור מהר וללא הפסד. ואפילו אפשר למצוא בו כמה היבטים חיוביים, למשל להיפטר מדברים מיותרים שנשמרו שנים ולתפוס מקום נוסף במשרד. והשתתפות כל עובדי החברה במטרה משותפת תעזור לאחד את הצוות ולהעלות את הרוח הארגונית. אז תצטיידו בחומרי אריזה, קופסאות אריזה ובמצב רוח של חדשנות!

הצעדים במעבר עסק למקום אחר

אז, המנהל חתם על הסכם עם בעל הבית החדש וקבע את התאריך שבו המשרד יעבור למקום חדש.

הצעד הראשון הוא להודיע ​​לעובדי החברה על המהלך הקרוב. ניתן לעשות זאת באמצעות הבאת כל העובדים לישיבה הארגונית, או מעבר בין המחלקות, דיווח על הכל בעל פה, או שליחת הודעה במייל או ב"רשת" מקומית.

כדאי לעשות סיור במקום חדש לפני המעבר. זה יעזור לתכנן באופן רציונלי את המיקום של מקומות עבודה וסידור רהיטים. והעובדים יוכלו לחשוב מראש איך מגיעים לעבודה באמצעי תחבורה.

כדאי לשקול היטב את כל פתרונות אריזה לעסקים, ולבחור מה אתם צריכים.

חובה לערוך תכנית הובלות, בה מפורטים כל שלבי המעבר.

חשוב לזכור ששינוי מיקום המשרד מהווה אי נוחות מסוימת לא רק לחברה עצמה ולעובדיה, אלא גם ללקוחות (שותפים). לכן, על מנת למזער את אי הנוחות מהמעבר שלכם, כדאי ליידע לקוחות ושותפים על הכתובת החדשה ורצוי לשלוח מפה למשרד החדש.

לוחות זמנים

הזמן האופטימלי להכנת המהלך הוא כ-1-1.5 חודשים (הדבר תלוי בסטטוס החברה, סוג הפעילות שלה ומספר העובדים). אבל יש מקרים שבהם הנסיבות מאלצות לעבור בזמן קצר יותר – שבוע או שבועיים. במקרה של מהלך "קיצוני" כזה, קיים סיכון גדול לשכוח משהו, לא להספיק לחבר את כל התקשורת הדרושה וכו'. כאן, יותר מתמיד, תועיל תוכנית צעד אחר צעד ברורה.

אם החלטתם לעבור משרד, תפנו אל חברת מגה בוקס. חברה מתעסקת במכירה ואספקה חומרי אריזה לעסקים קטנים וגדולים. תשאירו לנו פרטים באתר ונחזור אליכם בהקדם!